Fokus på brukermedvirkning og godt arbeidsmiljø skal prege arbeidet i prosjektet Fylkeshus VTFK.

​– Vi skal jobbe for at de ansatte har et godt arbeidsmiljø og for å sikre bred representasjon fra sektorområdene gjennom hele denne prosessen. På den måten skal vi lykkes med målsettingen vår om å utvikle to spennende regionale møtesenter for nye Vestfold og Telemark, sier prosjekteier og direktør for HR, mestring og utvikling Anne Pedersen.

Bakgrunnen for prosjektet Fylkeshus VTFK er Fellesnemndas vedtak i august om å kjøpe eiendommen Torggata 18 i Skien.

Totalt omfatter prosjektet:

  • nytt fylkeshus i Skien
  • tilpasning av fylkeshuset i Tønsberg
  • bruk av leide lokaler i Farmandstredet i Tønsberg
  • midlertidig bruk av nåværende fylkeshus i Skien
  • leide lokaler i Gjerpensgate 10 i Skien fram til Torggata 18 er klar til innflytting

 

De regionale møtesentrene vil få en dimensjonering på henholdsvis 310 i Skien og 280 i Tønsberg. Det planlegges for innflytting i det nye fylkeshuset i Skien sommeren 2020, og for at tilpasning i fylkeshuset i Tønsberg er ferdigstilt til januar 2020.

Organisering av prosjektet

Det er seksjonsleder for eiendomsseksjonen Truls Moen som leder prosjektet. Han har med seg fire arbeidsgrupper som skal bidra praktisk og konkret inn i prosjektet.

Arbeidsgruppe for det nye fylkeshuset i Skien, samt midlertidig bruk av fylkeshus i Skien og arbeidsgruppe teknisk/IT, ledes av seksjonsleder service Tom Erik Moritz Hansen. Seksjonsleder for strategi og kompetanseledelse Ulric Björck leder arbeidsgruppe for fylkeshuset i Tønsberg og leide lokaler i Farmandstredet.

Involvering i brukergrupper

– Ansatte som skal ha sitt hovedarbeidssted i Skien og Tønsberg skal involveres i prosessen. Involveringen skjer først og fremst gjennom fire brukergrupper som er sammensatt av representanter på tvers av fylkeshusene og på tvers av sektorer og utviklingsenheter, forteller Anne Pedersen.

Brukerprosessen ledes av en ekstern konsulent i samarbeid med brukerkoordinator Heidi Behring Hansen fra HR, mestring og utvikling.

Det er direktører og utviklingsledere som velger ut ansattrepresentanter til brukergruppene med utgangspunkt i kriterier anbefalt av ekstern konsulent.

– Representantene får en viktig oppgave i å representere de ansatte samt å informere og engasjere sine kolleger i prosessen. I tillegg skal direktører, utviklingsledere og seksjonsledere ha dialog med sine kommende medarbeidere for å sikre bred forankring gjennom hele prosessen, avslutter Pedersen.

Informasjon i prosjektet

  • Det er opprettet en egen informasjonsside på felles ansattportal som fortløpende oppdateres med siste nytt, presentasjoner viktige datoer og ulike dokumenter: Fylkeshus VTFK
  • Prosjektets kommunikasjonsplan oppdateres jevnlig med ulike tiltak. Blant annet skal det arrangeres fire workshops fram mot årsskiftet. 22. oktober inviterer prosjektrådmann Jan Sivert Jøsendal til husmøte for fylkesadministrasjonene hvor fylkeshus blant annet vil være tema.

Se også

Mandat fylkeshusene VTFK

Brukerprosess fylkeshusene VTFK

Rapport nytt fylkeshus Skien

Kommunikasjonsplan fylkeshus VTFK

Mand